Metodyki zarządzania projektem – rodzaje i najważniejsze różnice

Firmy dostrzegające potencjał drzemiący we właściwym zarządzaniu realizowanymi przedsięwzięciami mają do wyboru różne metody zarządzania projektami. Które metodyki zarządzania projektem warto rozważyć, przygotowując się do realizacji projektu? 

Dlaczego metody zarządzania projektem są ważne?

Współcześnie stosowane metodologie zarządzania projektami nie mają długiej historii – pojawiły się dopiero na przełomie lat 40. i 50. ubiegłego wieku. Jednak nieprzypadkowo szybko zyskały na popularności – zostały rozwinięte na bazie doświadczeń wojskowych i następnie wdrożone w przemyśle. Dziś zarządzanie projektami z wykorzystaniem określonych metod jest postrzegane jako istotna część procesu zarządzania organizacją, bo oznacza konkretne korzyści. Jakie? 

Skuteczne metodologie projektowe – główne korzyści płynące z ich wykorzystania:

• wyeliminowanie nieporozumień;
• poprawa przepływu informacji – co nie pozostaje bez wpływu m.in. na doświadczenia pracowników zaangażowanych w przedsięwzięcie;
• zakończenie projektu w wyznaczonym terminie.

Metody zarządzania projektami – rodzaje

Jaki stosuje się podział metodyk zarządzania projektami? Upraszczając, można powiedzieć, że modele zarządzania projektami dzieli się na tradycyjne metody zarządzania projektami i nowoczesne metody prowadzenia projektów. To rozróżnienie jest wynikiem kilku czynników, w tym zmian otoczenia biznesowego, rozwoju technologii i oczekiwań klientów. Które szkolenie z zarządzania projektami wybrać, rozważając reorganizację procesu realizacji projektów w firmie?

Tradycyjne metodyki zarządzania projektami

Tradycyjne metody zarządzania projektami są określane mianem kaskadowych. Termin ten ma związek ze sposobem realizacji projektu – prace prowadzi się etapami. W praktyce wygląda to następująco: project manager tworzy harmonogram prac, według którego następnie pracuje zespół. Po wykonaniu jednej czynności (etapu) osoby zaangażowane w projekt płynnie przechodzą do kolejnego zadania znajdującego się na liście.

Za tradycyjne metodologie prowadzenia projektów uważa się:

• PRINCE2. Ta tradycyjna metodologia projektu zakłada podział realizacji projektu na 7 etapów. Wiąże się ona z przygotowaniem dużej ilości dokumentacji projektowej i cyklicznymi spotkaniami zespołu (również z klientem).
• PMBoK. Ta metodyka składa się z kilku kaskadowych etapów: inicjowania, planowania, wykonywania, kontrolowania i zamknięcia. Przed przystąpieniem do realizacji kolejnego etapu poprzedni musi zostać zamknięty.
• Waterfall. To kolejna metodyka projektu (historycznie najstarsza)zakładająca sekwencyjną realizację wyodrębnionych etapów. Podobnie jak wcześniej opisane metodologie ma ona zastosowanie tam, gdzie kluczowe jest wyeliminowanie chaosu.

Nowoczesne metodyki zarządzania projektami

Funkcjonowanie w zmieniającym się otoczeniu biznesowym, doprowadziło do tego, że w pewnym momencie tradycyjne metodyki zarządzania projektami przestały się sprawdzać – pojawiła się alternatywa w postaci zwinnego zarządzania projektami (agile). Czym jest agile?

Metodyka prowadzenia projektów agile to tak naprawdę cała rodzina metodologii, które łączy podobna filozofia elastycznego zarządzania. Metody te odrzucają prowadzenie projektów w sposób linearny, uwzględniając możliwość wystąpienia zmian. Tym samym nowoczesne metodyki zarządzania projektami są dużo bardziej elastyczne. Do rodziny agile należą:

• Scrum. Jest wykorzystywana do tworzenia oprogramowania i dedykowana małym zespołom. Jej charakterystyczne elementy to planowanie i retrospektywa sprintów oraz codzienne spotkania zespołu. W centrum tej metody znajdują się cele krótkoterminowe.
• Kanban. Ta metodyka w zarządzaniu projektami wykorzystuje tablicę, na której wizualizowane są postępy prac. Kanban ułatwia identyfikację przeszkód stojących na drodze do realizacji celów.
• Lean. To w większym stopniu filozofia pracy niż metoda zarządzania projektami. Miała ona swój początek w przedsiębiorstwie Toyota. Wskazuje ona obszary (Muda, Mura, Muri), których ulepszenie pozwala uzyskać maksimum wydajności.

Najważniejsze różnice pomiędzy metodami zarządzania projektami

Czym różnią się tradycyjne metodyki zarządzania projektem od nowoczesnych sposobów zarządzania projektami? Kluczowym terminem jest elastyczność. 

Tradycyjne sposoby zarządzania projektem najlepiej sprawdzają się podczas projektów, w przypadku których z góry wiadomo, że na etapie ich realizacji nie będą konieczne modyfikacje. Jeżeli zmiany są nieuniknione, lepiej sprawdzą się nowoczesne metodyki zarządzania projektami. Można je poznać w praktyce, wybierając inspirujące szkolenia agile.

Tradycyjne kontra nowoczesne narzędzia i techniki zarządzania projektami – różnice:

• przeznaczenie – tradycyjne zasady zarządzania projektem sprawdzają się głównie w dużych organizacjach, które mają większe zasoby, podczas gdy nowoczesna metodyka projektowa dobrze spełnia swoją rolę w małych zespołach;
• ryzyko – z uwagi na dokumentację powstającą podczas realizacji projektów realizowanych tradycyjnymi metodami, ryzyko jest niższe niż podczas korzystania z nowoczesnej metodyki zarządzania projektami;
• kompetencje zespołu – nowoczesna metodologia project management może być wykorzystana wyłącznie tam, gdzie zespół jest odpowiednio przeszkolony.

Różnice widać też z perspektywy klienta. Metodyka tradycyjna zakłada poznanie potrzeb klienta jedynie przed rozpoczęciem pracy, a zwinna w trakcie całego cyklu projektowego.