Zarządzanie projektem – co to jest i na czym polega?

Budowa domu, stworzenie strony internetowej czy produkcja innowacyjnej przetwornicy napięciowej to projekty wieloetapowe. Aby osiągnąć wyznaczone cele w założonym terminie i budżecie, firmy wykorzystują zarządzanie projektem. Na czym polega i jak wygląda w praktyce zarządzanie projektem?

Czym jest zarządzanie projektami?

Aby zrozumieć, dlaczego zarządzanie projektami jest dziś tak powszechnie wykorzystywane w biznesie, trzeba zacząć od pytania, co to jest zarządzanie projektami. Najprościej mówiąc, zarządzanie projektami (project management) to szereg czynności (m.in. planowanie, harmonogramowanie, działanie i kontrola), które są podejmowane przez osobę kierującą projektem (project manager) w celu jego realizacji.

Współcześnie zarządzanie projektami jest powszechnie wykorzystywane w firmach działających w wielu branżach, a wiele z nich uznaje je za drogę do uzyskania przewagi konkurencyjnej. Wraz z rozwojem tej dziedziny pojawiły się też różne metodyki zarządzania projektami, w tym np. PRINCE2, PCM czy PMBoK.

Na czym polega zarządzanie projektami?

Aby zrozumieć, na czym polega zarządzanie projektem, warto prześledzić obowiązki project managera, czyli osoby bezpośrednio czuwającej nad realizacją projektu. Najważniejsze zadania project managera to:

• planowanie – obejmuje podział projektu na etapy, określenie czasu potrzebnego na ich realizację i przydział zasobów;
• budowa zespołu – aby rozpocząć pracę nad projektem, konieczne jest stworzenie zespołu, który będzie odpowiedzialny za wykonanie poszczególnych zadań;
• harmonogramowanie – prace nad projektem najczęściej odbywają się etapami, a wówczas konieczne jest stworzenie harmonogramu;
• rozdzielenie pracy i kontrola efektów – project manager jest odpowiedzialny za podział pracy między członkami zespołu i kontrolowanie jej rezultatów;
• raportowanie postępów – zarządzanie projektem obejmuje też informowanie kadry zarządzającej lub klienta o wynikach.

Z zarządzaniem projektami wiąże się też zagadnienie alokacji środków – zasobów ludzkich, finansowych oraz narzędzi i materiałów. Project manager odpowiada za wyznaczenie grup oraz przydzielenie im zadań i puli zapasów.

Jak skutecznie zarządzać projektem?

Teoria i praktyka to dwie różne rzeczy. Jak skutecznie zarządzać projektem? W pierwszej kolejności konieczny jest wybór metodyki zarządzania projektem. Trzeba pamiętać, że integralnym elementem niektórych projektów są testy – dobrym przykładem jest branża IT. Ponieważ od wyniku testu zależą kolejne kroki, do realizacji projektów informatycznych często wykorzystywane jest zwinne zarządzanie projektami – dowiedz się, czym jest agile. Ta metodologia stawia na elastyczność i pozwala skrócić czas realizacji przedsięwzięcia.

Jak skutecznie zarządzać projektem? Oto 5 porad, które warto mieć na uwadze:

1. Cel projektu. Bez dokładnego określenia celu projektu jego realizacja może się wydłużyć, a także pochłonąć więcej środków niż pierwotnie zakładano. Stąd też precyzyjne wskazanie celu jest priorytetem.
2. Motywacja zespołu – o tym nie można zapomnieć. Realizacja niektórych projektów zajmuje długie miesiące, w konsekwencji czego zaangażowanie zespołu z czasem może osłabnąć. Zarządzanie projektem powinno przewidywać motywację zespołu – czasem wystarczy dobre słowo lub elastyczne podejście do potrzeb pracowników.
3. Sprawna komunikacja. Problemy w komunikacji mogą położyć każdy projekt i doprowadzić do opóźnień. W przypadku rozproszonego zespołu podstawą jest wybór dobrej aplikacji umożliwiającej pracę zespołową.
4. Przepływ informacji. Każdy członek zespołu powinien wiedzieć, nad czym pracują pozostałe osoby. Aby zapewnić pracownikom dostęp do informacji, nie trzeba organizować spotkań – wystarczy wspomniana już aplikacja, do której wgląd będą mieć wszyscy zainteresowani.
5. Informacja zwrotna po każdej kontroli. Zarządzanie projektami wiąże się z kontrolą postępu prac. Nie wystarczy tylko odebrać pracy – warto poinformować pracownika, czy pojawiły się błędy, czy też efekt jest satysfakcjonujący.

Dlaczego warto zarządzać projektami?

Wdrożenie w organizacji jednej z metod zarządzania projektami wiąże się ze zmianą myślenia o projektach. Dlaczego zarządzanie projektami powinno być obowiązkowym elementem zarządzania w każdej firmie? Ma to związek z możliwymi do uzyskania korzyściami.

Zarządzanie projektami pozwala uniknąć chaotycznych działań, zapobiega marnotrawstwu zasobów, minimalizuje koszty realizacji poszczególnych zadań i pozwala oddać finalny produkt w ustalonym z klientem terminie. To główne, ale nie wszystkie korzyści płynące z wykorzystania różnych metod zarządzania projektami. Ponieważ zespół wie, co robić i jest zmotywowany, jego zadowolenie z pracy jest wysokie. Efekt? Mniejsza rotacja pracowników.

Chcesz wdrożyć zarządzanie projektem w swojej firmie, aby zwiększyć jej konkurencyjność, wyniki finansowe i zadowolenie zespołu? Sprawdź szkolenia z zarządzania projektami. Udział w szkoleniu to najprostszy sposób, aby poznać zarówno te najpopularniejsze, jak i rzadziej stosowane metody zarządzania projektami i przetestować je w organizacji.