Jak poprawnie redagować akty administracyjne i korespondencję urzędową?

Redagowanie aktów administracyjnych oraz korespondencji urzędowej to zasadniczy obszar pracy osób zatrudnionych w administracji rządowej i samorządowej. Pisma urzędowe powinny być poprawne pod względem merytorycznym, językowym, wysoce komunikatywne, a przede wszystkim zgodne z przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego. Przykładowo decyzja administracyjna musi zawierać następujące elementy:

• oznaczenie organu administracji publicznej,

• datę wydania,

• oznaczenia strony lub stron,

• powołanie podstawy prawnej,

• rozstrzygnięcie,

• uzasadnienie faktyczne i prawne,

• pouczenie oraz informację, czy i w jakim trybie adresatowi przysługuje odwołanie od decyzji oraz informację o prawie do zrzeczenia się odwołania i skutkach, jakie wiążą się z podjęciem takiej decyzji,

• podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego pracownika, który wydał decyzję administracyjną.

Redagowanie aktów administracyjnych i korespondencji urzędowej wymaga doskonałej znajomości języka urzędowego oraz etykiety językowej. Ponieważ język urzędowy jest trudny w odbiorze, urzędnicy powinni wiedzieć, jak skutecznie uprościć przekaz, by był on czytelny dla adresata. Ważna jest też czytelność tekstu (zachowanie odpowiedniej struktury) i umiejętność stanowczego wyrażenia decyzji. Urzędnik przygotowujący dokumenty musi znać formy zwracania się do adresata i – w zależności od tego, kto nim jest – umiejętnie je stosować.

Z uwagi na postępującą cyfryzację procedur administracyjnych urzędnicy muszą systematycznie uzupełniać swoją wiedzę z zakresu redagowania aktów administracyjnych i korespondencji urzędowej. Dotyczy to choćby zasad typografii, które są różne w papierowej i internetowej korespondencji. Trzeba też pamiętać, że w języku urzędowym również pojawiają się nowe trendy. Niektóre sformułowania stają się anachronizmami, inne z kolei wchodzą do użytku. Stąd też tak istotne jest, by urzędnicy przechodzili specjalistyczne szkolenia.

Co to jest akt administracyjny, co to jest pismo urzędowe?

Pracownicy administracji rządowej i samorządowej na co dzień zajmują się redagowaniem aktów administracyjnych. Jak należy prawidłowo rozumieć pojęcie „akt administracyjny”? Jest to oświadczenie woli organu, które rozstrzyga konkretną sprawę prowadzoną w ramach postępowania administracyjnego. W efekcie akty administracyjne zawsze skierowane są do konkretnego podmiotu – do osoby prawnej, fizycznej, stowarzyszenia, organizacji społecznej, jednostek państwowych i niepaństwowych.

Korespondencja urzędowa to z kolei przyjmowanie, wysyłanie i redagowanie pism; słowem – jeden ze sposobów wymiany informacji wewnątrz, jak i na zewnątrz danej jednostki. Korespondencja urzędowa składa się z określonych elementów, a dzięki znajomości ich poprawnego rozmieszczenia oraz budowy, możliwa jest swobodna i profesjonalna komunikacja pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi, instytucjami oraz organami.

Akty administracyjne i ich podział

Akty administracyjne można podzielić, biorąc pod uwagę różne kryteria. Dokonując podziału ze względu na zakres obowiązywania, wyróżnia się:

• akt administracyjny wewnętrzny – jest kierowany do podmiotów podległych albo służbowo, albo organizacyjne temu organowi, który akt administracyjny wydaje,

• akt administracyjny zewnętrzny – jest kierowany do wszystkich pozostałych podmiotów, czyli osób fizycznych, podmiotów gospodarczych i instytucji.

Innego podziału aktów administracyjnych można dokonać, biorąc pod uwagę, kto jest ich adresatem. W ten sposób wyróżnia się:

• akt administracyjny generalny – dotyczy niezindywidualizowanej grupy odbiorców, przykładem może być decyzja o wycofaniu ze sprzedaży leku czy innego produktu,

• akt administracyjny indywidualny – dotyczy podmiotu indywidualnego w indywidualnie oznaczonej sprawie.

Niezależnie od tego, do kogo akt administracyjny jest kierowany, musi on zawierać wymagane prawem administracyjnym informacje. Szkolenie z redagowania aktów administracyjnych i korespondencji urzędowej w postępowania administracyjnym pozwala pracownikom administracji rządowej i samorządowej pogłębić wiedzę i umiejętności praktyczne z tego zakresu.

Akt administracyjny – przykłady

Akty administracyjne generalne i indywidualne są wydawane codzienne w różnych urzędach. Oto przykłady aktów administracyjnych, które najczęściej otrzymują osoby fizyczne i podmioty gospodarcze:

• decyzje administracyjne, np. w sprawie nadania numeru NIP, wysokości podatku od nieruchomości, o zmianie nazwiska,

• pozwolenia, np. na budowę wydawane na podstawie Prawa budowlanego na osiedlenie się,

• koncesje, np. na sprzedaż alkoholu, wydobywanie kopalin podlegających prawu górniczemu.

Aby otrzymać indywidualny akt administracyjny w formie np. koncesji, konieczne jest złożenie stosownego wniosku oraz spełnienie wymagań przewidzianych w ustawach.

Chcesz dowiedzieć się, jak tworzyć akty administracyjne lub podnieść swoje kompetencje? Skorzystaj z naszej oferty szkoleń!