Jak prowadzić negocjacje, by osiągnąć sukces i zaspokoić potrzeby obu stron?

Negocjacje prowadzimy codziennie z partnerami handlowymi, szefem, pracownikami czy współpracownikami. Trudno uzyskać satysfakcjonujące nas rozwiązania, bez przygotowania i przeprowadzenia procesu negocjacyjnego. Czym są negocjacje i dlaczego odgrywają tak dużą rolę w naszym codziennym życiu – zawodowym, jak i prywatnym?

Po co nam negocjacje?

Negocjacji można się nauczyć. Nie jest to umiejętność, z którą się rodzimy, ale taka, którą w wyniku doskonalenia, praktyki i uczenia się nabywamy. Negocjacje czy też inaczej rokowania, to sposób uzyskania tego, czego chcemy. To dwustronny proces komunikacji, którego celem jest porozumienie, czyli podjęcie wspólnej z partnerem negocjacyjnym decyzji o współpracy i warunkach tejże. Negocjacje prowadzimy w sytuacji, gdy przynajmniej część interesów zaangażowanych w rokowania stron jest konfliktowa, a część zbieżna (wspólna).

Korzyści z procesu negocjacji

Przygotowane i prowadzone rokowania powinny uwzględnić obustronne korzyści (każda ze stron winna dążyć do maksymalnego zaspokojenia swoich potrzeb). Rokowania mają zapewnić także trwałość - wynik negocjacji zostaje zaakceptowany i wdrożony za zgodą obu stron prowadzonych rozmów. Kolejny wymóg skutecznych negocjacji to uczciwość - każda ze stron powinna grać fair, nie oszukiwać czy okłamywać partnera negocjacyjnego. Pomyślnie zakończony proces negocjacyjny to nie tylko wymierne korzyści uzyskane przez strony rozmów, ale również poprawa relacji w przyszłości.

Dlaczego negocjacje często kończą się porażką i popsutymi relacjami z drugą stroną?

Rokowania to przede wszystkim umiejętność prowadzenia rozmowy i komunikowania się z drugą stroną. Jasne komunikaty, umiejętność słuchania partnera negocjacyjnego, eliminacja wirtualnych barykad i przeszkód na drodze porozumienia. W skutecznie prowadzonych negocjacjach nie chodzi o zwycięstwo za wszelka cenę, traktowanie drugiej strony jak wroga, z którym należy wygrać, „wcisnąć Go w ziemię”. Rokowań nie da się prowadzić szybko i na skróty, z forsowaniem gotowych rozwiązań. Rokowania, jeśli mają przynieść dobry efekt, wymagają wysiłku obu stron. Często rokowaniom towarzyszy poczucie zagrożenia, lęk, obawa, chciwość, pokusa wykorzystania drugiej strony, walka o swoje, żądza zysku za wszelka cenę, ostra rywalizacja („ja wygrywam, ty przegrywasz”) czy poczucie niemocy. Podejrzliwość, nieufność, zakładanie, że druga strona chce mnie wykorzystać, oszukać, bezpardonowa, wyczerpująca i niszcząca wzajemne relacje walka – tak wyglądają często rokowania. W efekcie przynoszą one straty, psując wzajemne stosunki i więzi. Co więc uczynić, by wyeliminować te niekorzystne zjawiska?

Ważnym krokiem w doskonaleniu umiejętności negocjacyjnych jest udział w dedykowanych szkoleniach z negocjacji. Szkolenia te dostarczają praktycznych narzędzi, technik i strategii, które umożliwiają skuteczne prowadzenie rokowań. Uczestnicy szkoleń negocjacje mają okazję doskonalić swoje umiejętności komunikacyjne, uczyć się skutecznego rozwiązywania konfliktów, negocjacji win-win, czyli dążenia do porozumienia, które jest korzystne dla obu stron. Szkolenia te pozwalają zrozumieć psychologię rokowań, radzić sobie z emocjami i budować zaufanie w trakcie negocjacji. Dzięki szkoleniom negocjacje, negocjatorzy stają się bardziej pewni siebie, elastyczni i otwarci na znalezienie wspólnych rozwiązań. Szkolenia te stanowią cenną inwestycję, umożliwiając doskonalenie umiejętności negocjacyjnych i poprawę efektywności rokowań.

Reguły prowadzenia skutecznych rokowań

Poniższe reguły pozwolą Ci lepiej przygotować się do rokowań oraz skutecznie prowadzić je do satysfakcjonującego zakończenia. Nie są to tajemnicze zaklęcia, dzięki którym każde negocjacje będą wygrane, ale cenne sugestie dotyczące prowadzenia rokowań i technik budowania relacji oraz szacunku do człowieka (ludzi) , z którym przyszło nam negocjować.

1. Nie zakładaj, że partner negocjacyjny jest Twoim wrogiem. Takie założenie powoduje, że przygotowujesz się do obrony lub ataku, a nie uważnego słuchania i poznania potrzeb oraz interesów drugiej strony. Wyjdź naprzeciw partnera negocjacyjnego i przekonaj Go, że nie jesteś jego wrogiem, że chcesz prowadzić z nim dialog, a nie walkę. Staraj się zrozumieć rozmówcę, a nie zamykać na niego.

2. Nikt z nas nie lubi oceniania siebie przez innych. Akcja rodzi reakcję - bywa, że gwałtowną. Zamiast oceniać druga stronę: „Ty jesteś nieprzyjazny, zachowawczy, nieustępliwy, oszukujesz, okłamujesz”, lepiej powiedzieć: „ Źle się czuję, kiedy podnosisz na mnie głos”. Powiedz szczerze, jakie odczucia pobudzają słowa czy zachowania rozmówcy, a nie formuj radykalnej oceny. Staraj się przy tym powściągnąć swoje emocje (policz do dziesięciu, poproś o przerwę, powiedz jasno, co wzbudziło, spowodowało Twoja gwałtowna reakcję).

3. Nie uprzedzaj się do swojego partnera negocjacyjnego. Uprzedzenia skrywają prawdziwego człowieka. Słuchaj w sposób otwarty i nie twórz w głowie kalek typu: „Na pewno chce minie oszukać”; „Wygląda mi na niezłego cwaniaka”; „ Myśli, że jak ma drogi garnitur, to jemu wszystko wolno”, „Pewnie jest podobny do tego faceta, który tydzień temu naciągnął mnie na dużą kwotę”. Uprzedzenia i założenia tego typu nastawiają nas negatywnie do ludzi, negocjatorów, z którymi toczymy rozmowy. Są przyczyną psucia relacji, dawaniem odczuć drugiej stronie, że jej nie ufamy i nie wierzymy w żadne słowo, które wypowie. Zainteresuj się szczerze i autentycznie druga stroną, zaciekaw człowiekiem, włóż w to pasję i energię. Bądź przy tym wiarygodny.

4. Nikt nie jest doskonały i wszyscy jesteśmy w wielu sprawach omylni. Nie gloryfikuj siebie jako super moralnego człowieka, stojącego ponad innymi. To przeszkadza w porozumieniu. Uznaj, że też możesz się mylić i przyznaj się do tego rozmówcy. Zbudujesz dobry klimat do rozmowy i wywołasz otwartość i gotowość do wysłuchania Ciebie przez negocjatora po drugiej stronie stołu negocjacyjnego.

5. Swoje propozycje i sugestie formułuj w sposób jasny i zrozumiały dla drugiej strony. Dopasuj słownictwo, zachowanie, gesty do drugiej strony. Pamiętaj, że nie jesteś showmanem, ale odpowiedzialnym i wyważonym negocjatorem. Używanie zawiłych sformułować i zdań wielokrotnie złożonych, nie ułatwia rozmowy oraz wzajemnego zrozumienia.

6. Przyjmij, że każdy z nas jest inny, różnorodny w poglądach, zachowaniu, oczekiwaniach. Twój rozmówca ma prawo do indywidualnego, osobistego widzenia świata – inaczej niż Ty. Spróbuj postawić się na jego miejscu, oddzielić Twoje doświadczenia od jego doświadczeń. Słuchaj uważnie partnera negocjacyjnego i nie pozwól sobie nakładać kalki Twoich doświadczeń na jego doświadczenia. Stawiaj interesujące pytania, dąż do poznania sytuacji, w jakiej znajduje się druga strona. Wysłuchaj z uwagą odpowiedzi na pytania, nie wchodź w słowo i nie odpowiadaj za rozmówcę. Staraj się poznać jego punkt widzenia.

7. Prezentuj w trakcie rokowań szacunek dla rozmówcy jako człowieka. Nie bądź sędzią, ale partnerem. Graj uczciwie i wymagaj tego od drugiej strony. Wyjaśniaj, co budzi twoje wątpliwości, nie podoba Ci się i uzasadnij dlaczego, za podstawę przyjmując obowiązujące normy moralne, zwyczaje, obyczaje i przepisy prawa. Miej kręgosłup moralny nakierowany na właściwy azymut. Niech Twój kompas zawsze pokazuje dobry kierunek prowadzonej rozmowy.

8. Warto pamiętać, by oddzielić problem od człowieka z którym rozmawiamy. Traktuj problem negocjacyjny twardo i bezwzględnie (np.: „Co zrobić, by obniżyć koszty transportu i nie opóźnić dostawy towaru na miejsce?”). Twój rozmówca nie jest problemem i nie traktuj go w ten sposób. To człowiek z krwi i kości, istota myśląca, a nie kłopot. Nie czyń zarzutów rozmówcy typu: „To przez Ciebie nie doszliśmy do porozumienia”; „Nie potrafisz podjąć decyzji”. Takie wzajemne obwinianie do niczego dobrego nie doprowadzi.

Wnioski i porady końcowe

Skuteczny negocjator jest w stanie przejąć odpowiedzialność za przebieg rozmowy, szuka możliwości porozumienia, dogadania się z obopólną korzyścią. Jest twórczy w składaniu propozycji i oczekiwaniu ich od drugiej strony. To optymista, z jednej strony nastawiony na człowieka, z drugiej – na osiągnięcie porozumienia i zaspokojenie obustronnych potrzeb.

Warto pamiętać o „budowaniu mostów” w rokowaniach takich, jak pytanie drugiej strony o propozycje rozwiązań, danie możliwości wyboru, proszenie o konstruktywną krytykę naszych propozycji rozwiązań. Nie można traktować pomysłów naszego rozmówcy jako niepoważnych i śmiesznych. Każde negocjacje to szukanie i tworzenie możliwości wymiany z drugą stroną: dawanie „czegoś za coś”, mądre ustępowanie i odwoływanie się do obiektywnych kryteriów takich jak: funkcjonujące w danej branży procedury, procesy, zwyczaje, przepisy prawa, regulaminy itp. Ułatwia to znacząco dojście do mety negocjacji, w których obie strony są wygranymi, i równocześnie wbiegają na metę.

Powodzenia w rokowaniach! Jeżeli chcesz poznać tajniki i skuteczne narzędzia do prowadzenia satysfakcjonujących negocjacji oraz rozmów z innymi, podejmij decyzję o zapisaniu się na szkolenie negocjacyjne. Gwarantujemy, że po ich zakończeniu będziesz skuteczniejszym negocjatorem. Serdecznie zapraszamy!

Opracował: ekspert SEMPER Zygmunt Dolata