Jak prawidłowo oszacować wartość zamówienia publicznego?

Specjaliści wyróżniają kilka istotnych aspektów, dzięki którym możemy precyzyjnie ustalić wartość planowanego postępowania. W tym artykule dowiesz, co zrobić, aby uniknąć ryzyka błędów przy podziale zamówienia, zapoznasz się również z informacjami dotyczącymi rzetelnej analizy rynku. Ponadto przyjrzymy się kwestii terminów wynikających z przebiegu omawianych procedur, postaramy się także wskazać, dlaczego warto skorzystać z możliwości rozwoju poprzez szkolenia.

Szacowanie wartości zamówienia publicznego – na czym polega?

Szacowanie wartości zamówienia należy do procesów, dzięki którym możemy określić całkowity koszt planowanego zakupu bądź usługi w ramach procedury publicznej. Działanie to ma duże znaczenie z kilku istotnych powodów. Jednym z najważniejszych jest rzecz jasna przejrzysty plan wydatkowania środków, ponieważ od ustalonej kwoty zależy wybór trybu postępowania. Fundamentalne jest również uwzględnienie przewidywanego wzrostu cen towarów, zwłaszcza w sytuacji, kiedy czas realizacji projektu będzie długi.

Należy też pamiętać, że podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług! Co ważne, podmiot zamawiający nie ma prawa zaniżać wartości konkursu, w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy PZP – jeżeli chciałbyś poszerzyć swoją wiedzę w tym temacie, zachęcamy Cię do zapoznania się z ofertą Centrum Szkoleniowego SEMPER: szkolenia zamówienia publiczne.

Termin ustalania wartości zamówienia – istotne aspekty

Ustawodawca określił w ustawie konkretne przedziały czasowe, w których powinno być dokonane szacowanie wartości zamówienia PZP. Ich przekroczenie oznacza naruszenie obowiązku dochowania należytej staranności. Zgodnie z art. 36 PZP ustalenia wartości dokonuje się:

• nie wcześniej niż 3 miesiące przed wszczęciem postępowania, gdy przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi,
• nie wcześniej niż 6 miesięcy przed wszczęciem postępowania, gdy przedmiotem zamówienia są roboty budowlane.

Jeżeli zamawiający nie zdąży rozpocząć postępowania w wymaganym terminie (odpowiednim dla danego przedmiotu zamówienia), jest zobowiązany zaktualizować szacunek wartości lub przeprowadzić go raz jeszcze. Taki sam obowiązek spoczywa na nim, gdy po dokonaniu ustalenia wystąpią okoliczności w sposób oczywisty wpływające na wcześniejszą wycenę – na przykład zmiana cen czy rozszerzenie zakresu przedmiotu zamówienia. Wyżej opisane działania pozwalają uniknąć niespodziewanych trudności finansowych i konfliktów z wykonawcami – dzięki nim postępowanie przebiega w sposób przewidywalny, bezpieczny i zgodny z prawem. Warto też pamiętać, że w sytuacji, gdy zamówienie podzielone jest na etapy, powyższe terminy odnoszą się do chwili wszczęcia pierwszego z przewidzianych postępowań.

Kiedy szacujemy razem, a kiedy osobno?

Urząd Zamówień Publicznych, w jednej ze swoich opinii prawnych, zwrócił szczególną uwagę na konieczność uwzględnienia trzech kluczowych kategorii przy szacowaniu wartości przedmiotu zamówienia. Mowa tu o tzw. tożsamościach – przedmiotowej, podmiotowej i czasowej. Z praktycznego punktu widzenia oznacza to, że podmiot zamawiający, przystępując do planowania postępowania przetargowego, powinien dokładnie przeanalizować, czy zamówienie, które zamierza udzielić, nie zostało sztucznie podzielone lub nie łączy się w sposób nieuzasadniony z innym zamówieniem.

Pierwszym kryterium jest tożsamość przedmiotowa, związana z podobieństwem funkcji technicznych i gospodarczych danego zamówienia. Innymi słowy, jeżeli kilka usług, dostaw czy robót budowlanych służy temu samemu celowi, a ich specyfika techniczna bądź gospodarcza jest zbliżona, istnieje wysokie prawdopodobieństwo, że powinny zostać potraktowane jako jeden przedmiot zamówienia.

Drugim aspektem, który należy wziąć pod uwagę, jest tożsamość podmiotowa. Odnosi się ona do możliwości realizacji danego zamówienia przez jednego wykonawcę i wynika z PZP – szacowanie wartości zamówienia zawsze opiera się na stosownych przepisach. Jeżeli kilka zakresów prac lub dostaw mogłoby zostać sprawnie zrealizowanych przez tę samą firmę, to należy mieć na uwadzę, czy ich rozdzielenie na osobne postępowania nie jest sztucznym dzieleniem zamówienia.

Ostatnim bardzo ważnym kryterium jest tożsamość czasowa. Chodzi tutaj o udzielenie zamówień w zbliżonym przedziale czasowym, w znanej zamawiającemu perspektywie. Jeżeli wiadomo, że w ciągu najbliższych kilku miesięcy instytucja będzie potrzebowała podobnych usług lub dostaw, planowanie ich łącznie może zapobiec niepożądanemu dzieleniu zamówienia i jednocześnie ułatwić zarządzanie całym procesem.

W celu zwiększenia przejrzystości postępowań i ochrony przed ewentualnymi naruszeniami należy w sposób prawidłowy oszacować wartość zamówienia publicznego. Wspomniane podejście pozytywnie wpływa na przyszłą współpracę zamawiającego i wykonawcy, pozwala też w jasny sposób określić jej warunki. Eksperci Centrum Organizacji Szkoleń i Konferencji SEMPER z przyjemnością przekażą Ci swoją wiedzę z zakresu zamówień publicznych na szkoleniach, które organizowane są zarówno stacjonarnie, jak i w systemie online.