Czego dotyczy instrukcja kancelaryjna? Weź udział w szkoleniu!

Do obowiązków urzędników należy rozpatrywanie wniosków, odpowiadanie na korespondencję przychodzącą i wydawanie rozmaitych zaświadczeń. Praca z dokumentami oraz ich obieg odbywa się na podstawie instrukcji kancelaryjnej. Co to jest instrukcja kancelaryjna i jakie informacje powinna ona zawierać?

Co to jest instrukcja kancelaryjna?

Instrukcja kancelaryjna to zbiór zasad, zgodnie z którymi realizowany jest obieg dokumentów w urzędach. Inaczej mówiąc, instrukcja kancelaryjna reguluje całokształt postępowania z dokumentacją w urzędzie – zarówno tą przychodzącą, jak i wychodzącą. Celem instrukcji kancelaryjnej jest usystematyzowanie i usprawnienie prac kancelaryjnych. Dzięki funkcjonowaniu takiej instrukcji w urzędach akta są tworzone w sposób, który umożliwia ich późniejszą archiwizację zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Pytanie, co to jest instrukcja kancelaryjna, często zadają sobie osoby rozpoczynające pracę w urzędach. Powód jest prosty – instrukcja jest charakterystyczna właśnie dla państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, które mają obowiązek archiwizacji wytwarzanych dokumentów. Korzyści płynące z opracowania i wdrożenia instrukcji kancelaryjnej dostrzegają także przedsiębiorcy, ale oni – w odróżnieniu choćby od szkół, placówek wychowawczych czy urzędów gmin – nie mają obowiązku jej stosowania.

Treść instrukcji kancelaryjnej może zostać opracowana na dwa sposoby:

• Przez centralny organ dla wszystkich jednostek – przykładowo rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych jest wiążące m.in. dla organów gmin.
• Bezpośrednio przez daną jednostkę organizacyjną – przy czym instrukcja musi zostać zatwierdzona przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

Co reguluje instrukcja kancelaryjna?

Instrukcja kancelaryjna reguluje sposób postępowania z dokumentacją od momentu jej wpływu do urzędu aż do chwili jej zarchiwizowania. Co zatem zawiera instrukcja kancelaryjna? Treść tego dokumentu powinna określać:

• Sposób odbierania korespondencji przychodzącej, jej otwierania i sprawdzania wpływów. Instrukcja kancelaryjna reguluje choćby to, jakiej korespondencji pracownicy sekretariatu nie otwierają.
• Tryb rejestrowania korespondencji przychodzącej i znakowania spraw czy zakładania teczek – w zależności od potrzeb jednostki.
• Zasady postępowania z korespondencją przychodzącą za pomocą elektronicznych środków komunikacji, w tym m.in. sposób jej rozdzielania.
• Sposób rozpatrywania i załatwiania spraw. Instrukcja kancelaryjna może zawierać zapis, zgodnie z którym sprawy mogą być załatwiane nie tylko pisemnie, ale również ustnie – poprzez udzielenie klientowi informacji.

• Sposób podpisywania pism, wysyłania korespondencji oraz archiwizacji dokumentacji i spraw wytworzonych w urzędzie.

Wymienione kwestie to nie wszystkie zagadnienia, jakie reguluje instrukcja kancelaryjna. Jakie jeszcze informacje powinna zawierać instrukcja kancelaryjna? Choćby wzór stempli, z jakich będą korzystać urzędnicy (np. wzór stempla wpływu) czy wzór spisu zdawczo-odbiorczego akt.

Kto powinien wziąć udział w szkoleniu dotyczącym instrukcji kancelaryjnej?

Z instrukcją kancelaryjną styczność mają przede wszystkim urzędnicy. Z tego względu oferowane przez nas szkolenie jest dedykowane pracownikom różnych organów administracji publicznej, którzy w codziennej pracy mają do czynienia z obiegiem dokumentów. Poruszane podczas szkoleń zagadnienia są szczególnie istotne dla pracowników m.in. zakładów komunalnych i publicznych placówek medycznych.

Szkolenie odpowiada na pytania: co to jest instrukcja kancelaryjna, jakie informacje powinna zawierać instrukcja kancelaryjna i czego dotyczy instrukcja kancelaryjna. W rezultacie skorzystać z niego mogą również pracownicy firm z sektora prywatnego, w których istnieje potrzeba stworzenia zasad regulujących obieg dokumentów.

Prawidłowa instrukcja kancelaryjna – dlaczego warto wziąć udział w szkoleniu?

Sprawny obieg dokumentów ma bezpośredni wpływ na funkcjonowanie organizacji. Urzędnicy czy pracownicy powinni wiedzieć, jak postępować z korespondencją przychodzącą i wychodzącą. W tej materii na pracowników administracji publicznej czekają jednak wyzwania dotyczące choćby prowadzenia dokumentacji w systemie tradycyjnym i elektronicznym.

Program naszego szkolenia Instrukcja Kancelaryjna – Kompendium wiedzy - 1-dniowe inspirujące warsztaty praktyczne został tak opracowany, aby jego uczestnicy potrafili:

• Stworzyć instrukcję kancelaryjną. To umiejętność, którą docenią pracownicy odpowiedzialni za przygotowanie instrukcji kancelaryjnej w swoich jednostkach.
• Przygotować jednostkę, w której pracują, do wdrożenia Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD). Cyfryzacja nie omija urzędów. Jednak przed wdrożeniem EZD konieczne jest poczynienie przygotowań.
• Wdrożyć EZD w jednostce. O tym, jaki system EZD będzie wykorzystywany w jednostce, decyduje jej kierownik. Osobnym zagadnieniem jest jednak przeszkolenie pracowników, którzy będą mieć styczność z systemem na co dzień.

W czasie szkolenia poruszane są też zagadnienia dotyczące bezpośredniego stosowania instrukcji kancelaryjnej. Uczestnicy mogą swobodnie wymieniać się wiedzą i doświadczeniami dzięki temu, że szkolenia odbywają się w małych grupach.