Znajdź na stronie:
telefon: 61 307 03 03
tel. kom.: 508 393 926
e-mail: info@szkolenia-semper.pl Kontakt
Niniejszym informujemy, że szkolenia stacjonarne organizujemy z zachowaniem wszystkich środków bezpieczeństwa, ale ostateczna decyzja o realizacji poszczególnych terminów zostanie podjęta na podstawie liczby zgłoszonych uczestników.

Jako alternatywę realizujemy szkolenia w formie online.
Zapytaj o szczegóły: info@szkolenia-semper.pl 508 393 926
KALENDARZ SZKOLEŃ
Organizacja szkoleń Semper Blog Czego dotyczy instrukcja kancelaryjna? Weź udział w szkoleniu!

Czego dotyczy instrukcja kancelaryjna? Weź udział w szkoleniu!

Czego dotyczy instrukcja kancelaryjna? Weź udział w szkoleniu!

Do obowiązków urzędników należy rozpatrywanie wniosków, odpowiadanie na korespondencję przychodzącą i wydawanie rozmaitych zaświadczeń. Praca z dokumentami oraz ich obieg odbywa się na podstawie instrukcji kancelaryjnej. Co to jest instrukcja kancelaryjna i jakie informacje powinna ona zawierać?

Co to jest instrukcja kancelaryjna?

Instrukcja kancelaryjna to zbiór zasad, zgodnie z którymi realizowany jest obieg dokumentów w urzędach. Inaczej mówiąc, instrukcja kancelaryjna reguluje całokształt postępowania z dokumentacją w urzędzie – zarówno tą przychodzącą, jak i wychodzącą. Celem instrukcji kancelaryjnej jest usystematyzowanie i usprawnienie prac kancelaryjnych. Dzięki funkcjonowaniu takiej instrukcji w urzędach akta są tworzone w sposób, który umożliwia ich późniejszą archiwizację zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Pytanie, co to jest instrukcja kancelaryjna, często zadają sobie osoby rozpoczynające pracę w urzędach. Powód jest prosty – instrukcja jest charakterystyczna właśnie dla państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, które mają obowiązek archiwizacji wytwarzanych dokumentów. Korzyści płynące z opracowania i wdrożenia instrukcji kancelaryjnej dostrzegają także przedsiębiorcy, ale oni – w odróżnieniu choćby od szkół, placówek wychowawczych czy urzędów gmin – nie mają obowiązku jej stosowania.

Treść instrukcji kancelaryjnej może zostać opracowana na dwa sposoby:

  • Przez centralny organ dla wszystkich jednostek – przykładowo rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych jest wiążące m.in. dla organów gmin.
  • Bezpośrednio przez daną jednostkę organizacyjną – przy czym instrukcja musi zostać zatwierdzona przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

Kobieta pracująca nad dokumentacją firmową przy komputerze.

Co reguluje instrukcja kancelaryjna?

Instrukcja kancelaryjna reguluje sposób postępowania z dokumentacją od momentu jej wpływu do urzędu aż do chwili jej zarchiwizowania. Co zatem zawiera instrukcja kancelaryjna? Treść tego dokumentu powinna określać:

  • Sposób odbierania korespondencji przychodzącej, jej otwierania i sprawdzania wpływów. Instrukcja kancelaryjna reguluje choćby to, jakiej korespondencji pracownicy sekretariatu nie otwierają.
  • Tryb rejestrowania korespondencji przychodzącej i znakowania spraw czy zakładania teczek – w zależności od potrzeb jednostki.
  • Zasady postępowania z korespondencją przychodzącą za pomocą elektronicznych środków komunikacji, w tym m.in. sposób jej rozdzielania.
  • Sposób rozpatrywania i załatwiania spraw. Instrukcja kancelaryjna może zawierać zapis, zgodnie z którym sprawy mogą być załatwiane nie tylko pisemnie, ale również ustnie – poprzez udzielenie klientowi informacji.
  • Sposób podpisywania pism, wysyłania korespondencji oraz archiwizacji dokumentacji i spraw wytworzonych w urzędzie.

Wymienione kwestie to nie wszystkie zagadnienia, jakie reguluje instrukcja kancelaryjna. Jakie jeszcze informacje powinna zawierać instrukcja kancelaryjna? Choćby wzór stempli, z jakich będą korzystać urzędnicy (np. wzór stempla wpływu) czy wzór spisu zdawczo-odbiorczego akt.

Kto powinien wziąć udział w szkoleniu dotyczącym instrukcji kancelaryjnej?

Z instrukcją kancelaryjną styczność mają przede wszystkim urzędnicy. Z tego względu oferowane przez nas szkolenie jest dedykowane pracownikom różnych organów administracji publicznej, którzy w codziennej pracy mają do czynienia z obiegiem dokumentów. Poruszane podczas szkoleń zagadnienia są szczególnie istotne dla pracowników m.in. zakładów komunalnych i publicznych placówek medycznych.

Szkolenie odpowiada na pytania: co to jest instrukcja kancelaryjna, jakie informacje powinna zawierać instrukcja kancelaryjna i czego dotyczy instrukcja kancelaryjna. W rezultacie skorzystać z niego mogą również pracownicy firm z sektora prywatnego, w których istnieje potrzeba stworzenia zasad regulujących obieg dokumentów.

Mężczyzna pracujący nad dokumentami za pomocą komputera

Prawidłowa instrukcja kancelaryjna – dlaczego warto wziąć udział w szkoleniu?

Sprawny obieg dokumentów ma bezpośredni wpływ na funkcjonowanie organizacji. Urzędnicy czy pracownicy powinni wiedzieć, jak postępować z korespondencją przychodzącą i wychodzącą. W tej materii na pracowników administracji publicznej czekają jednak wyzwania dotyczące choćby prowadzenia dokumentacji w systemie tradycyjnym i elektronicznym.

Program naszego szkolenia Instrukcja Kancelaryjna – Kompendium wiedzy - 1-dniowe inspirujące warsztaty praktyczne został tak opracowany, aby jego uczestnicy potrafili:

  • Stworzyć instrukcję kancelaryjną. To umiejętność, którą docenią pracownicy odpowiedzialni za przygotowanie instrukcji kancelaryjnej w swoich jednostkach.
  • Przygotować jednostkę, w której pracują, do wdrożenia Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD). Cyfryzacja nie omija urzędów. Jednak przed wdrożeniem EZD konieczne jest poczynienie przygotowań.
  • Wdrożyć EZD w jednostce. O tym, jaki system EZD będzie wykorzystywany w jednostce, decyduje jej kierownik. Osobnym zagadnieniem jest jednak przeszkolenie pracowników, którzy będą mieć styczność z systemem na co dzień.

W czasie szkolenia poruszane są też zagadnienia dotyczące bezpośredniego stosowania instrukcji kancelaryjnej. Uczestnicy mogą swobodnie wymieniać się wiedzą i doświadczeniami dzięki temu, że szkolenia odbywają się w małych grupach.



Polecane artykuły

Szkolenia stacjonarne w czasie pandemii – wracamy do Was!

Pandemia COVID-19 przyspieszyła proces cyfryzacji branży edukacyjnej – również w naszej ofercie pojawiły się szkolenia online. Jednak po miesiącach prowadzenia szkoleń na odległość...
Co zrobić, by zostać księgową?

Chcesz w przyszłości pracować na stanowisku księgowej? Brak kierunkowego wykształcenia wcale nie przekreśla Twojej szansy na dobrą i ciekawą pracę. Sprawdź, na czym polega księgowość i...
Kalendarz szkoleń 2021 już dostępny – sprawdź, w czym warto wziąć udział!

Szkolenia to jeden z najefektywniejszych sposobów zdobywania lub uzupełnienia już posiadanej wiedzy. Jeżeli w tym roku za cel postawiłeś sobie podniesienie swoich kompetencji zawodowych,...
Specjalista ds. Zamówień Publicznych - 3 -dniowe certyfikowane warsztaty praktyczne z uwzględnieniem nowelizacji przepisów.

10-12 października | Poznań i Online
19-21 października | Warszawa i Online
26-28 października | Gdańsk i Online

Rozliczanie Projektów Unijnych oraz kwalifikowalność wydatków w Nowej Perspektywie Finansowej 2014-2020. 2-dniowe warsztaty praktyczne.

17-18 października | Kraków i Online
28-29 listopada | Warszawa i Online
17-18 grudnia | Wrocław i Online


Zamówienia publiczne dla początkujących - 2 -dniowe warsztaty praktyczne. Kompendium obowiązujących przepisów z uwzględnieniem nowelizacji.

17-18 października | Poznań i Online
17-18 października | Warszawa i Online
17-18 listopada | Gdańsk i Online


Rozliczanie i realizacja projektów unijnych w systemie SL2014 w Nowej Perspektywie Finansowej 2014-2020. 2-dniowe warsztaty praktyczne.

17-18 października | Kraków i Online
14-15 listopada | Warszawa i Online
01-02 grudnia | Warszawa i Online




Kierowanie zespołem - 2-dniowe warsztaty menedżerskie z elementami gry strategicznej i symulacji. [Praktyczne ćwiczenia przy pomocy kamery video].

17-18 października | Wrocław i Kraków i Online
17-18 listopada Poznań i Online
01-02 grudnia Gdańsk i Online

Wszystkie prawa zastrzeżone © 2009-2022 SZKOLENIA-SEMPER.PL
SEMPER ul. Libelta 1a/2 61-706 Poznań
Nasze oddziały: Szkolenia Wrocław | Szkolenia Warszawa | Szkolenia Kraków | Szkolenia Zakopane | Szkolenia Poznań | Szkolenia Gdańsk
Zamów Voucher
na szkolenie
Zadaj pytanie
w sprawie szkolenia
Szkolenia online
terminy webinarów
Porady prawne
już od 100 zł
KFS
szkolenia dofinansowane
Szkolenia w języku angielskim