Kaizen – zaangażuj pracownika

Japonia od lat plasuje się w czołówce najbardziej rozwiniętych państw świata. Ogromny rozwój technologiczny i produkcyjny tego kraju po II Wojnie Światowej to przede wszystkim efekt odpowiedniego zarządzania poszczególnymi sektorami. Najbardziej znanym modelem zarządzania jest filozofia Kaizen rozpropagowana w Europie w latach 80 ubiegłego wieku przez Masaaki Imai – założyciela Kaizen Institute.

Kaizen – co to jest?

Jak wspomniano wyżej Kaizen to filozofia zarządzania firmą, chociaż zawarte w niej metody można z powodzeniem zastosować również w życiu prywatnym. W dosłownym tłumaczeniu Kaizen to „dobra zmiana”. Jednak żeby zmiana była dobra, to musi być skuteczna i trwała, a jej efekty powinny przynieść zysk lub poprawę ogólnej sytuacji. Zauważenie problemów lub niedociągnięć w sposobie zarządzania przedsiębiorstwem to jedno, ale prawdziwą sztuką jest umiejętne ich rozwiązywanie.

Kaizen to także „metoda małych kroków”, ponieważ uczy wprowadzania zmian stopniowo. Ludzie zdecydowanie przeceniają nagłe zrywy mające przynosić natychmiastowe efekty, a doświadczenie i historia pokazują przecież, że to właśnie zmiany rozłożone w czasie przynoszą znacznie większe korzyści. Można to porównać do zajęć sportowych – muskulaturę i dobrą kondycję dają tylko systematyczne i zrównoważone ćwiczenia. Z kolei zbyt intensywny wysiłek może skutkować kontuzją i przeciążeniem organizmu.

Jak wprowadzić Kaizen w życie?

Wprowadzanie filozofii Kaizen w życie firmy powinno odbywać się zgodnie z jej zasadami, czyli powoli, ale systematycznie. Poza tym bardzo ważne jest zaangażowanie wszystkich pracowników, bez względu na ich stanowisko oraz staż pracy. Często to właśnie pracownicy na najniższych szczeblach najlepiej wiedzą, jakie zmiany usprawnią proces ich pracy. Ponadto zachęcenie pracowników do wyrażania swoich opinii i przedstawiania pomysłów, pozwala im łatwiej znosić zmiany, ponieważ czują, że są również za nie odpowiedzialni.

Filozofię Kaizen można wprowadzać w każdych warunkach i nie ma większego znaczenia specyfika danej branży. Każda firma produkcyjna lub usługowa musi podążać z duchem czasu. Mówi się, że kto się nie rozwija i stoi w miejscu, ten się cofa, gdyż świat pędzi nieubłaganie naprzód. Dlatego należy zawsze trzymać rękę na pulsie, gdyż nadrabianie ewentualnych zaległości i próba dogonienia konkurencji, będzie praco i czasochłonna oraz kosztowna.

Zmiany – czemu stawiamy im opór?

Niechęć do zmian wynika z ludzkiej natury. Kojarzą się one z wysiłkiem, utratą bezpieczeństwa oraz zachwianiem równowagi i ustalonego wcześniej porządku. Szczególnie duże i nagłe zmiany budzą negatywne emocje: niepokój, złość, a nawet sprzeciw. Pracownik, któremu siłą narzuci się zmianę sposobu pracy lub jej warunków, może sabotować swoje obowiązki i wykonywać je mniej dokładniej, a to jest równoznaczne ze stratą finansową dla firmy.

Zmiany to także nauka i porzucanie starych przyzwyczajeń, a to wiąże się ze stresem. Z kolei stres to kortyzol, który w dużym natężeniu działa wręcz paraliżująco na człowieka i zniechęca do pracy. Każda zmiana to wyjście z tzw. „strefy komfortu”, a przekraczanie tej umownej linii nigdy nie jest przyjemne. Dlatego lepiej dokonywać zmian małymi krokami, niż zmuszać innych do skoku na głęboką wodę.

Kaizen – dlaczego warto?

Zmiany są nieuniknione, a uparte trzymanie się raz obranej ścieżki jest po prostu nieopłacalne. W szybko zmieniającym się społeczeństwie trzeba umieć dostosować się do nowych okoliczności. Proces ten może być praktycznie bezbolesny, jeśli tylko zdecydujemy się mu poddać. Metoda małych kroków pozwala dostosować tempo zmian do otaczającego nas świata, a stałe i drobne poprawki wprowadzane na bieżąco pozwolą utrzymać rozwój firmy na właściwym kursie.

Kaizen umiejętnie integruje pracowników, gdyż ułatwia wymianę poglądów i sprawia, że zatrudnione osoby utożsamiają się z misją przedsiębiorstwa. W dłuższej perspektywie czasu ma to ogromne znaczenie, ponieważ scala firmę i zapewnia jej lojalnych podwładnych.