Metoda Design Thinking w biznesie. Co to jest i jak wspiera zarządzanie projektami?

Design Thinking pomaga sprawdzić, jaki problem użytkownika warto rozwiązać, zanim firma przeznaczy budżet na wdrożenie pomysłu. Zespół poznaje potrzeby odbiorców, tworzy propozycje rozwiązań i testuje je na prostych prototypach. Takie podejście przydaje się przy projektowaniu produktów, usług i procesów wewnętrznych. W zarządzaniu projektami dostarcza informacji potrzebnych do ustalenia zakresu prac i priorytetów.

Design thinking co to jest i na czym polega?

Design thinking, czyli myślenie projektowe, to podejście do rozwiązywania problemów oparte na poznaniu potrzeb ludzi oraz wielokrotnym sprawdzaniu i doskonaleniu pomysłów. Łączy perspektywę użytkownika z oceną wykonalności rozwiązania i jego uzasadnienia biznesowego.

Punktem wyjścia jest konkretna sytuacja, np. trudność klienta w złożeniu zamówienia. Zespół bada, co utrudnia zadanie, zamiast od razu zakładać, że potrzebna jest nowa funkcja. Rozmowy, obserwacje i testy pozwalają zweryfikować założenia, choć nie gwarantują sukcesu rynkowego.

Metoda design thinking i jej znaczenie w biznesie

Metoda design thinking pomaga ograniczyć ryzyko rozwijania produktu, którego odbiorcy nie potrzebują lub nie potrafią używać. Wczesne testy umożliwiają wychwycenie błędnych założeń, zanim powstanie kosztowne rozwiązanie. To szczególnie użyteczne wtedy, gdy firma zna objawy problemu, ale nie rozumie jeszcze jego przyczyn.

Przykładowo, klienci porzucający formularz nie muszą oczekiwać bardziej atrakcyjnego wyglądu strony. Przyczyną mogą być niejasne pytania, brak informacji o wymaganych dokumentach albo zbyt wiele obowiązkowych pól. Obserwacja kilku osób wykonujących zadanie pomaga ustalić, co warto zmienić. Następnie można przetestować uproszczony formularz, zamiast od razu przebudowywać cały serwis.

Jak poznać potrzeby użytkowników?

Etap empatyzacji polega na poznawaniu doświadczeń użytkowników poprzez rozmowy, obserwacje i analizę sposobu korzystania z produktu lub usługi. Ważne są konkretne zachowania i sytuacje: co osoba próbuje zrobić, gdzie napotyka trudności i jak sobie z nimi radzi. Sama deklaracja, że zna się klienta, nie zastępuje takich badań.

Do porządkowania zebranych informacji można wykorzystać:

• mapę empatii – zestawienie tego, co użytkownik mówi, robi, myśli i odczuwa;
• personę – opis reprezentatywnego typu użytkownika oparty na danych z badań;
• mapę podróży użytkownika – opis kolejnych kroków, punktów kontaktu i trudności związanych z usługą.

Narzędzia te porządkują wyniki badań. Jeśli część informacji jest przypuszczeniem, trzeba je oznaczyć i sprawdzić. W rozmowach pytaj o rzeczywiste sytuacje, zamiast oczekiwać opinii o hipotetycznym produkcie.

Jak przebiegają etapy procesu myślenia projektowego?

Jednym z często stosowanych modeli jest proces obejmujący pięć etapów. Porządkuje on pracę zespołu, ale nie stanowi sztywnej instrukcji, którą zawsze wykonuje się tylko raz:

• Empatyzacja – poznanie doświadczeń i potrzeb użytkowników w kontekście badanego problemu.
• Definiowanie problemu – sformułowanie wyzwania na podstawie ustaleń z badań, np. ułatwienie klientowi wyboru właściwej usługi.
• Generowanie pomysłów – przygotowanie kilku możliwych rozwiązań przed wyborem koncepcji do sprawdzenia.
• Prototypowanie – stworzenie uproszczonej wersji rozwiązania, która pozwoli zweryfikować wybrane założenie.
• Testowanie – obserwowanie, jak użytkownicy korzystają z prototypu, oraz zbieranie informacji o trudnościach i potrzebnych zmianach.

Proces ten jest iteracyjny, co oznacza, że zespół może wracać do wcześniejszych etapów. Testy mogą wykazać, że trzeba zmienić prototyp, wybrać inny pomysł albo ponownie zdefiniować problem. Kolejne działania wynikają z ustaleń, a nie tylko z wcześniej przyjętego harmonogramu warsztatu.

Jak generować pomysły i budować prototypy?

Najpierw zbierz różne propozycje, a dopiero później je oceniaj. Pomagają w tym burza mózgów, indywidualne zapisywanie pomysłów i szkice. Storyboard pokazuje przebieg korzystania z rozwiązania, a moodboard porządkuje inspiracje wizualne. Narzędzia dobieraj do zadania.

Prototyp nie musi być gotowym produktem. Może mieć formę papierowej makiety ekranu, klikalnego projektu aplikacji lub odegranej rozmowy z klientem. Wybiera się taką formę, która pozwoli odpowiedzieć na konkretne pytanie. Jeśli zespół chce sprawdzić, czy klient rozumie układ formularza, nie potrzebuje od razu działającego systemu informatycznego.

Przed testem ustal zadanie, np. wybór usługi i złożenie zamówienia. Obserwuj, gdzie uczestnik się zatrzymuje i co błędnie interpretuje, bez podpowiadania kolejnych kroków. Sprawdzenie, czy potrafi wykonać zadanie, daje więcej informacji niż pytanie o wygląd projektu.

Jak wykorzystać myślenie projektowe w biznesie i edukacji?

W biznesie Design Thinking można stosować przy tworzeniu usług, usprawnianiu obsługi klienta, projektowaniu interfejsów i organizowaniu pracy wewnątrz firmy. W edukacji pomaga przygotować zajęcia wokół rzeczywistego problemu, który uczestnicy badają, a następnie próbują rozwiązać. W obu przypadkach potrzebny jest dostęp do osób, których dotyczy wyzwanie.

Przykładem zastosowania w firmie jest usprawnienie wdrażania nowych pracowników. Zespół może sprawdzić, jakich informacji brakuje w pierwszym tygodniu pracy, przygotować prototyp przewodnika i przetestować go z kolejnymi osobami. Efekt warto oceniać na podstawie konkretnych danych, np. liczby powtarzających się pytań lub czasu potrzebnego na wykonanie pierwszego zadania.

W edukacji uczestnicy mogą zaprojektować sposób przekazywania informacji o szkolnych wydarzeniach: porozmawiać z odbiorcami, przygotować i sprawdzić pomysł. Ćwiczą przy tym współpracę, analizę informacji i rozwiązywanie problemów.

Firma powinna zapewnić czas na testy i możliwość wykorzystania ich wyników. Ustal też, kto odpowiada za sprawdzenie wybranej koncepcji i decyzję o dalszych działaniach.

Jak połączyć Design Thinking ze zwinnym zarządzaniem?

Design Thinking pomaga badać potrzeby i sprawdzać koncepcje, a podejście Agile wspiera dostarczanie rozwiązania w kolejnych przyrostach i reagowanie na informacje zwrotne. Można je łączyć, wracając do badań i prototypów również podczas rozwoju produktu. Odkrywanie potrzeb nie musi kończyć się przed rozpoczęciem wdrożenia.

W Semper prowadzimy szkolenia Agile dotyczące zwinnej pracy nad projektami. W ofercie znajdują się zagadnienia związane m.in. ze Scrumem, Kanbanem oraz współpracą zespołu. Przy wyborze szkolenia sprawdź program konkretnego kursu i dopasuj go do swojej roli oraz wyzwań organizacji. Znajomość zasad zwinnej pracy ułatwia zaplanowanie dalszych działań po przetestowaniu pomysłu.