Zamówienia publiczne to istotny segment rynku, który małym i średnim przedsiębiorstwom (MŚP) oferuje możliwość rozwoju oraz zwiększenie zysków. Jednak na drodze do skutecznego starania się o kontrakty publiczne stoją wyzwania, którym firmy te muszą stawić czoła.
Rynek zamówień publicznych
Zamówienia publiczne opierają się na instytucjach państwowych i samorządach, które chcą nabyć towary lub usługi, takie jak na przykład roboty budowlane. W 2014 roku wartość rynku zamówień publicznych, których wartość nie przekraczała progu określonego w ustawie Prawo zamówień publicznych (130 000 zł), wyniosła 69,9 mld zł. Niedawno wprowadzono Elektroniczną Platformę Katalogów Produktów eKatalogi, która umożliwia dostęp do zamówień publicznych nie tylko dużym firmom, ale także małym i średnim przedsiębiorstwom.
Przetargi publiczne dla małych firm to szansa na rozwój, warto zatem znać szczegóły tego procesu.
Bariery dla MŚP
Rynek zamówień publicznych oferuje wiele możliwości, jednak zdarza się, że
przetargi publiczne dla małych firm stawiają przed przedsiębiorcami bariery, które utrudniają staranie się o zamówienie. Najczęstsze problemy stanowią:
- biurokracja – proces aplikacji wymaga czasu oraz nakładów finansowych, utrudniając sytuację dla małych i średnich firm,
- brak doświadczenia – przetargi często wymagają dokumentów potwierdzających doświadczenie w realizacji podobnych zamówień. Może to stanowić wyzwanie dla firm będących na początku swojego rozwoju,
- finanse – zdarza się, że oferujący musi spełniać oczekiwania co do kondycji finansowej, aby móc starać się o zamówienie. Firma, która chce wziąć udział w procesie przetargowym, musi przedłożyć dokumenty opisujące stan swoich finansów i spełnić warunki określone w przetargu.
Większe szanse MŚP na zdobycie kontraktów publicznych
Dla małych i średnich przedsiębiorstw kluczem do sukcesu w skutecznym konkurowaniu o kontrakty publiczne mogą być następujące.
- Edukacja i szkolenia – ważnym elementem jest pozyskanie wiedzy na temat prawa zamówień publicznych oraz procedur przetargowych. Szkolenia zamówienia publiczne oferowane przez SEMPER zapewnią rzetelne przygotowanie do procesu przetargu.
- Budowanie reputacji – branie udziału w podobnych projektach, ich skrupulatna realizacja, dotrzymywanie terminów oraz jakość wykonania zapewnią pozytywne referencje od poprzednich klientów, wpływając pozytywnie na wizerunek firmy oraz zapewniając większe szanse na wygranie przetargu.
- Dopasowanie oferty – oferta powinna być dopasowana do zamówienia i warunków w nim określonych. Aby zapewnić sobie wyróżnienie się spośród ofert konkurencji, należy spełnić wymagania określone w przetargu.
- Współpraca – nawiązywanie współpracy z innymi firmami pozwala na połączenie zasobów i zwiększa możliwości, jeśli chodzi o realizację zamówienia, co jest istotne, gdy kontrakt opisuje większe zamówienie.
- Wykorzystanie platform cyfrowych – narzędzia takie jak eKatalogi ułatwiają dostęp do przetargów publicznych dla małych firm i zmniejszają trudności podczas procesów administracyjnych.
Błędy przy składaniu oferty
Przetargi publiczne dla małych firm mogą stanowić wyzwanie. W celu zwiększenia szans na zdobycie kontraktu publicznego, małe i średnie przedsiębiorstwa powinny zwrócić uwagę na:
- zgodność oferty z wymogami – niekompletna dokumentacja, błędy w wypełnionych formularzach lub przekroczenie terminu aplikacji są jednymi z najpopularniejszych czynników, które przyczyniają się do odrzucenia oferty. Braki w dokumentacji, błędnie wypełnione formularze czy niedotrzymanie terminów składania ofert to najczęstsze przyczyny odrzucenia ofert,
- kalkulacje finansowe – oferta nie może mieć zbyt niskiej ceny, ponieważ może znaczyć to, że firma nie wzięła pod uwagę wszystkich kosztów lub nawet oszukuje w celu zdobycia kontraktu. Innymi słowy, firma nie wykonuje swojej pracy rzetelnie, powodując negatywne wrażenie na instytucji ogłaszającej przetarg.
- analiza wymagań technicznych – należy dokładnie przeczytać kontrakt, aby upewnić się, czy firma jest w stanie dostarczyć wymagane produkty lub usługi opisane w umowie.
- komunikacja z zamawiającym – w przypadku jakichkolwiek wątpliwości należy zadać pytanie, aby uniknąć złożenia oferty niezgodnej z oczekiwaniami zamawiającego.
Szkolenia zamówienia publiczne – sposób na zdobycie wiedzy
Szkolenia zamówienia publiczne to kursy oferujące wiedzę, narzędzia i techniki, które pomogą małym i średnim firmom zdobyć kontrakt publiczny. Szkolenia te obejmują zarówno warsztaty praktyczne i szkoleniowe, jak i analizy przypadków, które pozwolą zrozumieć proces zamówień publicznych i ułatwią wygranie przetargów dla małych firm. Firma SEMPER jest jednym z czołowych przedsiębiorstw w tej dziedzinie i oferuje ona wiele kursów z zakresu kontraktów publicznych. Podczas
szkoleń przygotowanych i prowadzonych przez ekspertów uczestnicy mogą zdobyć wiedzę przydatną podczas aplikowania w przetargach oraz w późniejszych etapach tego procesu. W swojej ofercie firma SEMPER ma także szkolenia online, oferujące uczestnikom większą elastyczność.
FAQ
Jakie główne bariery utrudniają małym i średnim firmom udział w przetargach publicznych?
Główne bariery utrudniające MŚP zdobywanie kontraktów to nadmierna biurokracja, która wymaga dużych nakładów czasu i zasobów, oraz brak doświadczenia w realizacji podobnych zamówień. Ponadto, często występują wysokie oczekiwania co do kondycji finansowej oferentów, co może stanowić wyzwanie dla mniejszych, rozwijających się przedsiębiorstw. Warto jednak korzystać z platform cyfrowych, takich jak eKatalogi, które ułatwiają dostęp do rynku.
Jakie kroki mogą podjąć MŚP, aby zwiększyć swoje szanse na zdobycie kontraktu publicznego?
Kluczem do sukcesu jest inwestycja w wiedzę, czyli udział w szkoleniach z prawa zamówień publicznych i procedur przetargowych. Ważne jest także budowanie pozytywnej reputacji poprzez rzetelną realizację wcześniejszych projektów i gromadzenie referencji. Ponadto, MŚP powinny dokładnie dopasować ofertę do wymagań, a w przypadku większych zamówień rozważyć współpracę z innymi firmami w celu połączenia zasobów.
Jakich błędów powinny unikać małe i średnie firmy podczas składania oferty przetargowej?
MŚP muszą bezwzględnie unikać błędów formalnych, takich jak niekompletna dokumentacja, braki w formularzach lub przekroczenie terminu składania ofert, które prowadzą do odrzucenia. Ważne jest również, aby kalkulacje finansowe były realistyczne — zbyt niska cena może budzić podejrzenia o nierzetelność i prowadzić do wykluczenia. W razie wątpliwości należy zawsze komunikować się z zamawiającym, aby oferta była zgodna z oczekiwaniami.
