Obieg dokumentów w przedsiębiorstwie

Obieg dokumentów w firmie jest fundamentalnym elementem każdego przedsiębiorstwa, który ma bezpośredni wpływ na jego efektywność i prawidłowy rozwój. Ciężko wyobrazić sobie przecież właściwe funkcjonowanie konkretnej organizacji, bez odpowiedniego zorganizowania procesu zarządzania dokumentacją. W dobie cyfryzacji, gdzie każda minuta jest na wagę złota, sprawne przetwarzanie, przechowywanie i udostępnianie istotnych materiałów może przyczynić się do znacznej oszczędności czasu i kosztów. W poniższym artykule postaramy się Państwu przybliżyć, jak wygląda obieg dokumentów w firmie, kto jest odpowiedzialny za jego prawidłowe funkcjonowanie oraz jakie są sposoby na usprawnienie takiego systemu. 

Jak wygląda obieg dokumentów w firmie?

Obieg dokumentów w przedsiębiorstwie dotyczy procesów związanych z tworzeniem, przechowywaniem i udostępnianiem konkretnych materiałów wewnątrz organizacji. Zasadniczo oznacza to, że każdy dokument, niezależnie od jego rodzaju — czy to faktura, umowa, protokół ze spotkania — musi przejść przez określone, ustalone wcześniej przez zarząd etapy, zanim trafi do odpowiedniego miejsca. Obieg dokumentów księgowych to przykład, gdzie prawidłowe przekazywanie dokumentów ma istotne znaczenie dla terminowego rozliczania finansów firmy oraz właściwej kontroli wydatkowanych pieniędzy. 

Mimo ogromnego postępu technologicznego wiele organizacji wciąż jeszcze decyduje się na model tradycyjnego obiegu dokumentów. W takiej wersji istotne materiały przekazywane są z rąk do rąk w formie papierowej, a ostatecznie archiwizowane w specjalnie do tego przeznaczonych segregatorach. Ten proces jest jednak czasochłonny, podatny na błędy i grozi utratą istotnych pism, dlatego coraz więcej biznesów decyduje się na wdrożenie nowoczesnych rozwiązań, takich jak elektroniczny obieg dokumentów w firmie. Ten innowacyjny model znacznie usprawnia proces przekazywania materiałów z jednego działu do drugiego, co w dużym stopniu skraca czas niezbędny do prawidłowego przetwarzania ważnej dokumentacji.

Jak usprawnić system obiegu dokumentów?

Aby systemy obiegu dokumentów działały w sposób sprawny i bezawaryjny, warto zdecydować się na wdrożenie narzędzi, które pozwolą na automatyzacje i digitalizację poszczególnych procesów. Elektroniczny obieg dokumentacji w przedsiębiorstwie, może być rozwiązaniem, które nie tylko pozwala na eliminację materiałów pisanych, ale również pozytywnie wpływa na zarządzanie czasem pracowników. Ponadto takie rozwiązanie pozwala na bieżąco monitorować to, na jakim etapie znajduje się dany dokument oraz kto jest odpowiedzialny za jego dalsze przetwarzanie.

Jednym z ważniejszych elementów, który znacząco wpływa na usprawnienie działania systemu obiegu dokumentów, jest właściwa standaryzacja procesu. Firmy, w których jasno określa się procedury dotyczące tego, kto i w jakiej kolejności powinien zatwierdzić konkretny materiał, mogą uniknąć zbędnego chaosu i niepotrzebnych opóźnień. Niezwykle istotne jest ponadto korzystanie z odpowiednich narzędzi informatycznych, które umożliwiają przechowywanie archiwaliów w sposób pozbawiony ryzyka. Warto również zainwestować w szkolenia dla pracowników, aby umieli oni efektywnie korzystać z nowoczesnych systemów. Przejście na elektroniczny obieg dokumentów w firmie wymaga zmiany podejścia oraz nauczenia się nowych narzędzi, ale korzyści z tego płynące są ogromne – od znaczącej oszczędności czasu po zwiększenie bezpieczeństwa danych. 

Jeżeli w chwili obecnej jesteś na etapie usprawniania systemu obiegu dokumentów w swojej firmie, koniecznie sprawdź naszą ofertę dotyczącą specjalistycznego szkolenia — kurs zarządzania dokumentacją elektroniczną i papierową.

Kto jest odpowiedzialny za obieg dokumentów w firmie? 

W każdej firmie odpowiedzialność za obieg dokumentów spoczywa na kilku osobach i działach i jest rzecz jasna zależna od rodzaju przekazywanych materiałów. Umowy sprzedaży, rachunki i faktury często zarządzane są przez dział księgowości, który dba o to, aby wszystkie niezbędne informacje zostały prawidłowo przetworzone i zapisane we właściwym dla organizacji systemie. Z kolei działy IT najczęściej dbają o prawidłowy przesył informacji w formie elektronicznej, szczególnie mocno zwracając uwagę na kwestię cyberbezpieczeństwa i odpowiedniej ochrony danych. Kierownictwo firmy również odgrywa kluczową rolę, ponieważ to ono wyznacza zasady i standardy, których przestrzeganie jest konieczne do sprawnego funkcjonowania całego procesu.

Obieg dokumentów w firmie to proces, który ma bezpośredni i znaczący wpływ na proces działania całego przedsiębiorstwa. W dzisiejszych czasach tradycyjne, papierowe podejście do wspomnianego procesu, może być niewystarczające, dlatego coraz więcej organizacji decyduje się na wdrożenie elektronicznych systemów przetwarzania danych. Aby usprawnić ogólne funkcjonowanie firm, warto skorzystać z nowoczesnych narzędzi informatycznych, standaryzować procesy oraz mocno inwestować w szkolenia pracowników. Odpowiedzialność za obieg dokumentów spoczywa na całej organizacji, a każdy pracownik odgrywa w tym niezwykle istotnym procesie ważną rolę.